Tips voor een soepele en veilige (online) workation met het team
Workations vormen de perfecte combinatie tussen werk en ontspanning. Een andere omgeving heeft vaak een heilzaam effect op zowel productiviteit als creativiteit. En het is een ideale vorm van teambuilding wanneer je een workation met collega’s doorbrengt. Voor een goed resultaat is het wel belangrijk dat er onder de juiste omstandigheden gewerkt wordt. Veiligheid en vlotte communicatie staan daarbij voorop.
Een workation houdt in dit geval in dat je tijdelijk en in teamverband vanuit een vakantiehuis of hotel werkt. Verandering van omgeving levert vaak nieuwe inspiratie op. Na een drukke werkdag kan er ontspanning gezocht worden in de lokale natuur, horeca en cultuur. Je leert je teamleden beter kennen door ook informele activiteiten te ondernemen. En tijdens toekomstige vrijdagmiddagborrels zijn er altijd goede herinneringen om op te halen.
Tips
Het succes van een workation in teamverband is wel afhankelijk van een aantal factoren:
Afspraken
Er zijn goede afspraken nodig om het verblijf voor iedereen zo aangenaam en productief mogelijk te maken. Alle neuzen moeten dezelfde kant op wijzen zodat er een motiverende werksfeer ontstaat.
Locatie
De keuze voor de locatie is afgestemd op het doel van het project. Moeten er deadlines gehaald worden, waardoor er gefocust gewerkt moet worden? Of gaat het om de opstartfase van een project en is het vooral belangrijk dat de teamleden elkaar beter leren kennen? Ook de aanwezige voorzieningen spelen een grote rol. Daarbij kan gedacht worden aan vergaderzalen, projectors en stabiele internetverbindingen.
Internet
Teamleden werken voornamelijk op laptops en smartphones waarmee ze toegang hebben tot bedrijfsgevoelige informatie. Het is van cruciaal belang dat de veiligheid van deze informatie gewaarborgd blijft. Het wifinetwerk van het vakantiehuis is lang niet zo goed beveiligd als het zakelijke netwerk op kantoor. En aangezien de IT-afdeling momenteel ontbreekt, moet je zelf de nodige stappen nemen om de digitale veiligheid te bewaken.
De makkelijkste, snelste en meest effectieve manier is het installeren van een VPN op meerdere apparaten. Hiermee creëer je een virtueel privénetwerk voor alle laptops en smartphones die ermee verbonden zijn. Gegevens worden via een versleutelde tunnel naar een VPN-server geleid, alwaar encryptie plaatsvindt. Voor derden is alleen het IP-adres van die server zichtbaar, zodat niemand kan achterhalen wie de gegevens oorspronkelijk heeft verzonden. Een goede VPN biedt ook meteen bescherming tegen virussen en malware. Netwerken die niet beveiligd zijn met een wachtwoord, zoals openbare netwerken in hotels en op luchthavens, kun je het best vermijden.
Wachtwoorden
De dagen voorafgaand aan de workation bieden ook een goede gelegenheid om het team eraan te herinneren hun wachtwoorden te wijzigen. Het wachtwoord moet moeilijk te raden zijn en mag niet hergebruikt worden. Voor zakelijke accounts die toegang geven tot bedrijfs- en privacygevoelige gegevens kun je het beste multifactorauthenticatie inzetten. Inloggen is dan alleen mogelijk met een wachtwoord in combinatie met een vingerafdruk, gezichtsherkenning, sms-code en/of een authenticatie-app.
Updates
Laptops, smartphones, tablets en andere digitale apparaten dienen voorzien te zijn van de meest recente beveiligingspatches. Controleer of alle software geüpdatet is en ga dit ook na bij de teamleden. Als één apparaat geïnfecteerd raakt met malware of een virus, kan dat gevolgen hebben voor alle apparaten op hetzelfde netwerk.
Balans
Een laatste tip, ter bevordering van de algehele sfeer, is dat je ook tijdens een workation grenzen durft te stellen. Er moet natuurlijk gewerkt worden, maar in je vrije tijd heb je recht op ontspanning. Andersom is het evenzo. Het is ook niet de bedoeling dat de sociale activiteiten ten koste gaan van de productiviteit.